TIETOSUOJASELOSTE

Tietosuojaseloste

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja.

Rekisterin nimi

PIONILLA asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Siltä osin kuin asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä, säilyttämistä ja luovutusta koskevat menettelytavat sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

Henkilötietojen keräämisen tarkoitus

Asiakas- tai siihen rinnastettava muu suhde.

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen, asiakassuhteen ylläpito, palveluiden toimittaminen sekä asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen.

Joissakin tilanteissa henkilötietojen käsittely voi perustua myös asiakkaan antamaan suostumukseen.

Tietojen käyttötarkoitus

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin pääasiallisiin tarkoituksiin:

• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
• laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
• mainonnan kohdentaminen
• palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
• asiakasviestintä
• markkinointi ja mainonta
• rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen
• rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen
• rekisterinpitäjän ja asiakkaan oikeuksien ja omaisuuden suojaaminen
• muut vastaavat käyttötarkoitukset

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa asiakassuhteen hoitamisen kannalta välttämättömiä tietoja, asiakassuhdetta ei välttämättä voida aloittaa tai jatkaa eikä palvelua voida toteuttaa tarkoitetulla tavalla.

Asiakasrekisterin tietosisältö / mitä tietoja keräämme?

Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• Asiakkaan perustiedot, kuten nimi, yritys, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja rooli
• IP-osoite
• asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot
• asiakkaalle tarjotut tai toimitetut palvelut
• palveluiden käyttöön liittyvät tapahtumatiedot
• ostotarjoukset ja niiden hyväksymiseen liittyvät tiedot
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• asiakkaan itse antamat lisätiedot ja mielenkiinnon kohteet
• reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin se asiakassopimus, jonka hoitamiseksi tietoja tarvitaan, on voimassa. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin saamme ne rekisteröidyltä itseltään, ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa rekisterinpitäjälle.

Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja säilyttäminen on perustunut ainoastaan asiakkaan suostumukseen, poistetaan henkilötiedot tämän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö edellytä niiden säilyttämistä.

Säännönmukaiset tietolähteet / mistä tietoja kerätään?

Tietoja kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään verkkosivuston käytön, yhteydenottojen, asiakaspalvelutilanteiden, sopimussuhteen tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä.

Tietojen luovutus / mihin tietoja voidaan antaa?

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin rekisterinpitäjän ulkopuolelle.

Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa rekisterinpitäjän toimeksiannosta toimiville tahoille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun ja ainoastaan siinä laajuudessa kuin palvelun toteuttaminen edellyttää.

Palveluntarjoajat:

Pauliina Jarttu, PIONILLA

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.

Rekisterin suojauksen periaatteet / miten suojaamme henkilötietojanne?

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakasrekisterin pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietokannat sijaitsevat suojatuissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta määritellyt henkilöt.

Siltä osin kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän lukuun alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä sopimuksilla huolehdittu asianmukaisista suojatoimista ja siitä, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Asiakkaan oikeudet / miten voin toimia varmistaakseni käsittelyn lainmukaisuuden?

Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka sähköpostitse.

Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa. Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Virheellisen tiedon oikaiseminen

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä tai puutteellisia.

Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen

Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä. Asiakkaalla on myös oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle muutoin olisikin.

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä selosteessa mainituille rekisterinpitäjän yhteystiedoille. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

Menettely oikeuksien käyttämisessä

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tässä selosteessa mainituilla yhteystiedoilla.

Erimielisyydet

Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata asiakkaan oikaisu- tai muuta pyyntöä.

Evästeiden käyttö verkkosivuilla

Sivustollamme käytetään evästeitä (cookies). Keräämme evästeiden avulla sivuston kävijätilastoja ja analysoimme tietoja. Tavoitteenamme on kehittää sivustomme laatua ja sisältöjä käyttäjälähtöisesti. Voit halutessasi myös kieltää evästeiden käytön selaimesi asetuksista.

Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Sivustolla käytetään sekä istuntokohtaisia että seurantaevästeitä. Istuntokohtaiset evästeet säilyvät muistissa selaimen aukiolon ajan ja poistuvat, kun selain suljetaan. Seurantaevästeiden avulla voidaan tunnistaa, onko kyseessä sivustolle palaava käyttäjä.

Evästeiden avulla voidaan kerätä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• käyttäjän IP-osoite
• kellonaika
• käytetyt sivut
• selaintyyppi
• mistä verkko-osoitteesta käyttäjä on tullut verkkosivulle
• miltä palvelimelta käyttäjä on tullut verkkosivulle
• mistä verkkotunnuksesta käyttäjä on tullut verkkosivulle

Sivustolla voidaan käyttää analytiikka-, markkinointi- ja sisältöpalveluita, joiden yhteydessä tietoja voidaan käsitellä palvelun teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellisessa laajuudessa.

Sivustolla voi olla myös kolmansien osapuolten sisältöjä tai yhteisöliitännäisiä, kuten videoita tai muita upotuksia. Näihin sovelletaan kyseisten palveluiden omia käyttö- ja tietosuojakäytäntöjä.

Useimmat selaimet mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Evästeet on mahdollista ottaa pois käytöstä selaimen asetuksista. Jos toiminto kytketään pois, on kuitenkin hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.